7 errores que pueden llevar al fracaso la implementación de un software en tu empresa

1. Error en la asignación del personal para el proyecto.

El error en la asignación del personal interno para el proyecto se presenta en las etapas preliminares al proyecto, en el momento de seleccionar a quienes deben trabajar en la implementación. Por experiencia, lo mejor es elegir a esas personas sumamente eficientes, que conocen a profundidad el manejo de la empresa y cómo se llevan a cabo los procesos, tomando en cuenta variantes y riesgos.


¿Cómo identificarlos?


Son aquellos a quienes todos consultan cuando surge una duda, y que están definidos dentro de la empresa como difícilmente reemplazables. Estas personas harán que el producto final sea lo que todos esperan y necesitan.
Como este personal habitualmente continúa en paralelo con sus tareas, la empresa debe prever cómo reemplazarlos mientras dure la implementación, o al menos cómo aportarles un refuerzo en su trabajo cotidiano. Una opción es la de seleccionar algunos jóvenes profesionales o estudiantes, que puedan actuar como soporte.

2. Errores en la selección del grupo de trabajo

Muchas veces, las empresas asignan al personal interno que va a trabajar en la implementación en función de sus capacidades, conocimientos y competencias, pero no tienen en cuenta sus roles dentro del grupo de trabajo, ni el tiempo que le deberán dedicar al proyecto.

Una de las cosas que deben tenerse en cuenta es que luego de la implementación, alguien deberá colaborar con la capacitación, es decir: estar disponible en forma interna para “enseñar” al resto de la compañía el manejo del nuevo sistema. Por ende, resultaría ideal sumar al grupo de trabajo a alguien con habilidad o competencia docente, disponiendo de antemano que ese será su rol al concluir la implementación.
Por otro lado, el armado del equipo dependerá también del enfoque que se le quiera dar al proyecto.

Obviamente, si se busca tomar soluciones all-in-one, es decir del tipo standard, la participación del equipo interno puede ser menor a lo que se necesitaría si se decide personalizar el sistema.

3. Errores en la comunicación

Al implementar un nuevo software se empiezan a generar dudas, ansiedad y hasta temor, esto se debe a que la forma en que se trabaja se verá afectada y no se tiene claro el alcance del nuevo sistema.
Lo ideal es compartir informes frecuentes sobre características, funcionalidades, beneficios, actualizaciones, etc, del nuevo software, y que se habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.

4. Errores en la definición de los alcances

¿Cuáles procesos van a estar incluidos, y cuáles no? Si la Gerencia no define el alcance del proyecto y lo transmite a transmite a su proveedor de software en forma adecuada, se pueden generar falsas expectativas, y luego se retrasa la implementación. Para ello, en primer lugar, debe quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos, y cómo quedarán integrados (interfases).

5. Errores en la depuración de los datos a migrar

La etapa de migración de datos desde un sistema anterior es una tarea pesada, que debe realizarse cuidando cada detalle: hay información contable, de producción, de logística, que puede ir variando hasta último momento. Este es uno de los aspectos clave, a los que en general no se les da la debida importancia.

Es muy relevante conciliar cuentas, tomar inventarios y atender en general a la calidad de los datos que se van a transferir. Para evitar este error, una buena opción es nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando se necesita.

6. Falta de mantenimiento evolutivo

Un buen proveedor de software, complementará el servicio con un soporte continuo

7. Falta de continuidad y compromiso por parte de dirección

Habitualmente, la Gerencia interviene en el proyecto solo a la hora de definir el modelo a seguir y al elegir al proveedor. Pero es necesario que continúe involucrándose en el proyecto. Por un lado, para señalar una línea institucional cuando se presentan dudas. Esto evitaría que se avance en un sentido que no es el deseado, y que la dirección se entere tarde de la decisión tomada. Pero además, permitiría agilizar la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo; señalar la dirección del proyecto y la empresa y cumplir su rol de «agente de cambio.

Como vemos, la mayoría de estos errores podría subsanarse con una planificación adecuada, por lo que es fundamental que la gerencia los tenga en cuenta a la hora de definir cómo se va a realizar la implementación.


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