Gestión de proveedores, estrategia de crecimiento frente a tu competencia.

¿Cuál es la importancia de una buena administración de proveedores ?

  1. El poder. Por lo general, son los proveedores quienes fijan los precios de venta y siempre buscarán incrementar utilidades. Sin embargo, este poder cambia según el nivel de competencia, pues cuando la oferta está saturada, los compradores tienen un margen mayor de negociación.
  2. La importancia económica. Las compras a los proveedores suman un porcentaje considerable en los costos de producción de cualquier empresa.
  3. El impacto en el desarrollo del mercado. La innovación y desarrollo de un producto depende, en gran medida, de los proveedores.

Tips para una gestionar de manera eficiente a tus proveedores

En todas las industrias, se necesita de un capital invaluable para realizar la gestión de proveedores: el talento humano y los recursos tecnológicos. Y es que el gestor de proveedores debe ser un profesional muy completo, pues necesita de habilidades gerenciales, interpersonales y analíticas.
Con talento humano adecuado, cualquier empresa tiene el mejor punto de partida para implementar las mejores prácticas de gestión de compras y abastecimiento.

1. Asegúrate de tener a los mejores proveedores

Puedes considerar aspectos como:

  • La capacidad de respuesta
  • El nivel de atención al cliente
  • Grado de experiencia
  • Historial de cumplimiento
  • Opiniones de clientes
  • Certificaciones de calidad
  • Manejo de inventarios
  • Calidad del personal
  • Conocimiento del negocio
  • Nivel de empoderamiento o autonomía de la persona encargada

2. Integrar un catálogo de proveedores

Para mejorar la comunicación con los proveedores, lo ideal es acceder a su información desde un solo sistema. Por eso es aconsejable implementar una plataforma de administración o ERP (Enterprise Resource Planning) que permita integrar un catálogo de proveedores.
Desde ahí, la empresa puede consultar los pedidos y el nivel de cumplimiento de cada vendedor, así como dar el seguimiento contable y financiero necesario. Lo que quiere decir, realizar una verdadera gestión de proveedores.

Elige el mejor portal de proveedores teniendo en cuenta las siguientes características que debe tener:


RFQ (REQUEST FOR QUOTATION)

  • Se podrán realizar las altas de nuevas solicitudes de cotización para ser enviados a potenciales proveedores
  • Flujo de aprobación del RFQ para generar las revisiones previo a enviar al proveedor
  • Envío de notificaciones a proveedores y a usuarios internos para alertarlos de cambios en el proceso

eREQ (ELECTRONIC REQUISITION)

  • Alta y administración de requisiciones
  • Catálogo de proveedores
  • Administración de presupuesto mensual
  • Reportes estadísticos del proceso por ciclos
  • Flujo de aprobación de requisiciones
  • Administración de multiempresa
  • Integración: Generación de O.C. automática en ERP

VPORTAL (VENDEDOR PORTAL)

  • Administración de proveedores y sus usuarios, e informes de noticias y avisos
  • Validación o rechazar, por parte del cliente y/o proveedor, los documentos anexados
  • Carga de facturas, XMLs, validación de montos de visualización y descarga de documentos
  • Envío de notificaciones a proveedores y a usuarios internos
  • Estados de CUENTAS x PAGAR.
  • Estatus de documentos pendientes, rechazados y aceptados

3. Dar seguimiento al cumplimiento del proveedor

A partir del catálogo de proveedores, este consejo se facilita, pues se le puede dar seguimiento a la eficacia y calidad entregada por cada uno en sus obligaciones contratadas.
Sin embargo, el monitoreo de los proveedores va mucho más allá. En algunos sectores, implica realizarles auditorías y pedirles certificaciones de capacitación con cierta frecuencia.

4. Compartir las mejores prácticas

Así como es importante exigir a los proveedores su cumplimiento y mejora continua, también es crucial compartir con ellos información y recursos para que puedan hacerlo. Es decir, trabajar en equipo con ellos, sobre todo cuando se trata de relaciones de largo plazo.

Por eso, la gestión de proveedores también debe contemplar medidas de colaboración como:

  • Espacios de capacitación y recursos compartidos
  • Relaciones transparentes y abiertas
  • Niveles o ciclos de mejora
  • Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier Involvement, ESI)

5. Resolver los problemas de inmediato

Aún cuando los proveedores hayan sido bien seleccionados, se les dé seguimiento y se trabaje con ellos en compartir las mejores prácticas, tarde o temprano surgirá un problema en el suministro.
Estos incidentes deben ser atendidos de inmediato, aun cuando su impacto sea menor o vaya a ocurrir en el largo plazo. La atención inmediata de incidentes una estrategia de gestión de proveedores muy sana para la cadena de suministro.

 

Siguiendo estos lineamientos básicos, las compañías están en condiciones de agilizar su cadena de abastecimiento, un proceso que, con la ayuda de un ERP y de una plataforma de administración de proveedores, puede impulsar el crecimiento de los negocios, en lugar de representar un problema.

¿Recuerdas el TIP #2? Si las especificaciones clave del portal de proveedores está dentro de las necesidades de tu empresa y te gustaría conocer una PLATAFORMA VRM que las cumpla, adenda una DEMO PROVEERO con nosotros.